Effizient, sicher und professionell mit KI-Systemen arbeiten
Generative KI wie ChatGPT, Gemini, Perplexity oder Claude wird für Apotheken zunehmend relevant, sowohl im Bereich Kommunikation als auch Wissensmanagement, Organisation und Dokumentation. Diese Systeme können Abläufe vereinfachen, Zeit sparen und Informationen übersichtlich aufbereiten. Entscheidend ist jedoch, wie wir mit ihnen arbeiten.
1. Datenschutz und Sicherheit als Grundvoraussetzung
Bei öffentlich zugänglichen KI-Systemen gilt:
- Keine personenbezogenen oder gesundheitsbezogenen Daten (DSGVO) eingeben.
- Fallbeispiele vollständig anonymisieren.
- Betriebsinterne Unterlagen, Strategien oder sensible Daten nicht in offene KI-Systeme laden.
- Für vertrauliche Inhalte ausschließlich interne oder speziell gesicherte KI-Lösungen verwenden.
2. Klare Aufgabenformulierung als Qualitätsfaktor
Die Qualität von KI-Antworten steigt, wenn Ziel, Format und Tonalität eindeutig vorgegeben werden. Entscheidend ist eine klare Formulierung dessen, was genau entstehen soll.
Was soll gemacht werden?
Kurz definieren, welche Aufgabe die KI übernehmen soll: strukturieren, zusammenfassen, vereinfachen, vergleichen, formatieren, überarbeiten.
Format:
Die gewünschte Ausgabeform präzisieren: etwa Liste, Tabelle, Kurztext, Checkliste, Bulletpoints oder kurzer Absatz. Eine klare Formatvorgabe reduziert Nacharbeit.
Länge:
KI arbeitet besser mit konkreten Umfangangaben wie „maximal fünf Sätze“, „ein Absatz“ oder „drei Punkte“.
Tonalität:
Zielgruppe & Stil bestimmen, z. B. sachlich, neutral, laienverständlich, freundlich, kollegial oder präzise. So stellt die KI automatisch den passenden sprachlichen Rahmen her.
Je präziser Aufgabe, Format und Ton definiert sind, desto relevanter und professioneller wird das Ergebnis.
3. Kontext & Rollenvergabe für fachlich passenden Output
Der inhaltliche Kontext steuert maßgeblich, wie die KI formuliert. Kurze Zusatzangaben machen die Ergebnisse präziser und fachlich treffender.
Rolle:
Durch eine klare Rollenvergabe wie „Du agierst als Kommunikationsexpert:in“ oder „Du schreibst aus Sicht einer erfahrenen Apotheker:in“ passt die KI Sprache, Struktur und Perspektive automatisch an.
Zielgruppe:
Die gewünschte Ausrichtung, wie etwa Kund:innen, PTA, Kolleg:innen oder Ärzt:innen, beeinflusst Fachsprache, Detailtiefe und Verständlichkeit.
Zweck:
Wird die Aufgabe als Information, Organisation, interne Abstimmung oder Schulung definiert, wählt die KI den passenden Tonfall und Fokus.
Mit wenigen Kontextangaben erzeugt KI Inhalte, die sprachlich und fachlich genau zum Apothekenalltag passen.
Ultimativer Tipp: Natürlich sprechen statt tippen
Nutzen Sie die Sprachfunktion und formulieren Sie Ihre Gedanken frei aus, so wie Sie es in einem Gespräch mit einer Kollegin oder einem Kollegen tun würden. Gesprochene Anweisungen enthalten mehr Kontext und führen zu präziseren und fachlich passenderen Ergebnissen.
4. Schritt für Schritt zum gewünschten Ergebnis
Effiziente KI-Arbeit erfolgt in mehreren Schritten. Die erste Antwort ist meist eine solide Basis, die durch klare Folgeanweisungen gezielt verfeinert wird wie etwa „Kürzer formulieren“, „Sachlicher schreiben“, „In drei Bulletpoints gliedern“ oder „Einfacher erklären“. Durch diese iterative Vorgehensweise lassen sich in kurzer Zeit präzise, professionell einsetzbare Ergebnisse erzeugen.
5. Qualitätsprüfung: Ergebnisse immer verifizieren
Generative KI kann Inhalte „halluzinieren“, d.h. die Aussagen klingen zwar plausibel, sind aber faktisch falsch.
Daher gilt:
- alle Inhalte kritisch prüfen
- Plausibilität hinterfragen
- erfundene oder falsche Quellen identifizieren
- niemals Inhalte ungeprüft übernehmen
KI ist ein Unterstützungssystem und die inhaltliche Verantwortung liegt zu 100 % beim Menschen.